SISTEM INFORMASI AKUNTANSI

CHAPTER 9: SISTEM DATABASE MANAJEMEN

Model Database Hierarkis
Awal sistem manajemen database (DBMS) berdasarkan pada model data hirarkis. Hal ini menjadi populer karena menggunakan pendekatan untuk representasi data lebih atau kurang tepat, hal ini juga mencerminkan banyak aspek dalam hubungan suatu organisasi yang hirarkis .Selain itu, hal ini merupakan alat pengolahan data yang efisien untuk masalah yang sangat terstruktur.

Model hirarkis menyajikan pandangan terbatas hubungan data. Berdasarkan dalil bahwa semua hubungan bisnis yang hirarkis (atau dapat direpresentasikan seperti itu), model ini tidak selalu mencerminkan realitas. Aturan berikut mengatur model hirarkis yang mengungkapkan kendala operasi:
1. Sebuah catatan orang tua mungkin memiliki satu atau lebih catatan anak.
2. Tidak ada catatan anak yang memiliki lebih dari satu orang tua.

Model Database Jaringan
Model jaringan adalah variasi dari model hierarkis. Fitur utamayang membedak anantara
keduanya adalah bahwa model jaringan memungkinkan catatan anak untuk memiliki beberapa orang tua. Aturan kepemilikan fleksibel dalam memungkinkan hubungan yang kompleks untuk diwakili.
Struktur Data
Struktur data memungkinkan catatan untuk ditempatkan, disimpan, dan di ambil dan memungkinkan pergerakan dari satu catatan ke yang lain.

- Struktur Data Model Hierarkis, pengguna sistem ini menggunakan program pertanyaan untuk mengambil semua data yang berkaitan dengan faktur penjualan tertentu dengan metode akses langsung indeks hirarkis yang mengambil kunci utama kemudian dimasukkan oleh pengguna melalui program pertanyaan dan membandingkannya dengan indeks, setelah itu langsung mengakses catatan pelanggan.

- Struktur Data Model Jaringan, model jaringan adalah database navigasi yang menciptakan hubungan eksplisit antara catatan. Model jaringan mendukung beberapa jalur untuk catatan tertentu.

Gambaran Flat-file
Banyak yang disebut legacy system yang ditandai dengan pendekatan flat-file pada data manajemen. Dalam hal ini, pengguna memiliki data mereka sendiri. kepemilikan data ini menimbulkan dua masalah, yaitu masalah bisnis yang membangun hambatan antara unit organisasi yang menghambat entitas data. Masalah kedua berasal dari keterbatasan dalam teknologi manajemen yang memerlukan data yang disusun untuk kebutuhan khusus bagi pengguna. Dengan demikian, data yang sama akan digunakan dalam cara yang sedikit berbeda oleh pengguna yang berbeda. Masalah lain pada pendekatan flat-file adalah ketidak mampuan pengguna untuk mendapatkan informasi tambahan. Masalah ini disebut ketergantungan task-data.

SistemManajemen Database

Sistem ini menyediakan lingkungan yang terkendali untuk mencegah akses pengguna pada database dan secara efisien mengelola sumberdaya data.Setiap model inimemiliki tujuan :
- Pengembangan program, sistem manajemen ini berisi perangkat lunak pengembangan program.
- Backup dan pemulihan.
- Laporan penggunaan database.
- Akses database (pemberian izin bagi pengguna yang berwenang).

Berikut ini adalah 3 modul software yang memfasilitasinya : Data definition language (DDL), Data manipulation language, The query language.

Database Administrator
Database ini bertanggungjawab untuk mengelola sumberdaya database.Dalam organisasi yang besar, fungsi database ini terdiri dari seluruh departemen tenaga teknis di bawah database administrator. Dalam organisasi yang lebih kecil, seseorang dalam kelompok pelayanan komputer mungkin bertanggungjawab pada database ini. Tugas database administrator antara lain : Database planning, Database design, Database implementation, Database operation and maintancedan Database change.

Database Fisik
Database fisik merupakan unsur terendah dari database.Database fisik merupakan kumpulan daricatatan dan file. Ada duamacam database fisik yaitu database relasional yang didasarkan pada struktur file indeks berurutan.Dan yang kedua yaitu beberapa indeks dapat digunakan untuk membuat referensi silang atau disebut daftar  terbalik.

Model database relasional ditemukano leh E.F CODD pada akhir tahun 1960an. Sistem dikatakan relasional jika: (1) Merupakan data dalam bentuk dua dimensi tabel seperti tabel database, yang disebut Pelanggan, (2) Mendukung fungsi aljabar relasional membatasi, proyek, dan bergabung.

Entitas merupakan segala sesuatu yang diharapkan organisasi dalam memperoleh data. Entitas bisa berbentuk fisik seperti persediaan, konsumen atau karyawan, tapi  bisa juga berbentuk konseptual seperti penjualan, piutang dagang dan utang dagang. Istilah kejadian digunakan untuk menggambarkan jumlah kasus atau catatan yang berhubungan dengan entitas tertentu. Dan atribut adalah elemen data yang mendefinisikan suatu entitas.

Asosiasi sifat dalam model data digambarkan oleh garis berlabel yang menghubungkan dua entitas. Asosiasi ini ditunjukkan oleh kata kerja seperti meminta dan menerima. Dan Kardinalitas adalah derajat hubungan antara dua entitas.

Tabel Database Fisik
Tabel database fisik yang dibangun dari model data yang berubah dengan masing-masing entitas menjadi tabel database fisik yang terpisah. Tabel database fisik yang dirancang dengan baik memiliki empat karakteristik berikut: (1) Nilai dari setidaknya satu atribut di setiap kejadian (baris) harus unik, (2) Semua nilai atribut dalam setiap kolom harus dari kelas yang sama, (3) Setiap kolom dalam tabel yang diberikan harus bernama secara unik, Tabel harus sesuai dengan aturan normalisasi.

Kaitan antara Tabel Relasional
Tabel dihubungkan dengan melekatkan kunci utama dalam tabel terkait sebagai kunci asing.Dengan kunci asing, sebuah program komputer dapat dibuat untuk menyediakan data yang dibutuhkan pengguna.

Anomali, Struktur Ketergantungan dan Data Normalisasi
Tabel harus sesuai dengan aturan normalisasi, yaitu, bebas dari ketergantungan struktural atau anomali. Ada 3 jenis anomaly yaitu: update anomaly (hasil dari redundansi data dalam tabel yang tidak di normalisasi), penyisipan anomali (menunjuk kan efek dari penyisipan anomaly), dan penghapusan anomaly (penghapusan data dari tabel) .Untuk bebas dari anomali, tabel harus dinormalisasi. Proses normalisasi melibatkan, mengidentifikasi dan menghapus dependensi struktur dari tabel dalam peninjauan. tabel yang dihasilkan kemudian akan memenuhi dua kondisi di bawah ini:
1. Semua nonkey (data) atribut dalam tabel tergantung pada (ditentukan oleh) kunci utama.
2. Atribut Semua nonkey independen terhadap atribut nonkey lainnya.

Merancang Relasional Database
Bagian ini membahas langkah-langkah yang terlibat dalam menciptakan sebuah database relasional. Adapun enam langkahnya yang disebut model tampilan yaitu:
1. Mengidentifikasi entitas
Entitas direpresentasikan sebagai kata benda misalnya inventory, supplier, laporan. Untuk lulus sebagai entitas yang valid, dua syarat yang harus dipenuhi:
Kondisi 1. Suatu entitas harus terdiri dari dua atau lebih kejadian.
Kondisi 2. Suatu entitas harus berkontribusi setidaknya satu atribut yang tidak disediakan
melalui entitas lain.
2. Membangun sebuah model data yang menunjukkan asosiasi entitas
Langkah berikutnya adalah menentukan asosiasi antara entitas dan mendokumentasikannya dengan diagram ER.Misalnya, asosiasi normal antara entitas Pelanggan danentitas Penjualan adalah 1: M (atau 1: 0, M). Ini menandakan bahwa satu pelanggan dapat menempatkan banyak pesanan selama periode penjualan. Asosiasi tidak akan pernah 1: 1. Ini berarti bahwa organisasi membatasi setiap pelanggan untuk penjualan tunggal yang tidak logis.
3. Menambahkan kunci utama dan atribut untuk model
Analis harus memilih kunci utama yang logis yang mendefinisikan atribut nonkey dan mengidentifikasi setiap kejadian dalam entitas. Kadang-kadang hal ini dapat dicapai dengan menggunakan sekuensial sederhana yaitu dengan memberi kode seperti Nomor FakturatauNomer Order Pembelian.
4. Menormalkan model data dan menambahkan kunci asing
Masalah-masalah normalisasi yang dibutuhkan diuraikan dalam bagian berikut: (1) Mengulangi Data group di Order Pembelian. Atribut Nomer, Deskripsi, Order,Jumlah Order dan Satuan Biaya mengulangi data grup. Untuk mengatasi ini, data kelompok mengulangi tersebut dipindahkan ke PO Barang entitas baru.Entitas baru (kunciasing) adalah gabungan dari Komponen Jumlah dan Nomor PO. (2) Mengulangi Data Group di Menerima Laporan. (3) Transitif Dependensi, Order Pembelian dan Laporan Penerimaan Entitas berisi atribut yangberlebihan dengan data dalam Inventarisasi dan Supplier.
5. Membangun database fisik
Langkah selanjutnya adalah membuat tabel fisik dan mengisi mereka dengan data. Ini merupakan langkah yang harus direncanakan dan dilaksanakan hati-hati serta membutuhkan waktu berbulan-bulan. Program harus ditulis untuk mentransfer data organisasi saat ini kemudian disimpan dalam flat file atau database warisan ke tabel relasional yang baru.
6. Siapkan tampilan pengguna.
Langkah terakhir adalah membuat tampilan pengguna dari tabel. Perancang hanya memberitahu DBMS mengenaitabel yang digunakan, kunci primer dan asing mereka, dan atribut yang dipilih dari setiap tabel. DBMS membutuhkan desainer untuk menentukan tampilan parameter langsungdi SQL. Sistem melakukan ini secara visual, desainer hanya mengklik point, tabel dan atribut. Dari representasi visual ini, permintaan tersebut menghasilkan SQL yang kemudian menghasilkan tampilan.

Pandangan Integrasi Global
Proses dapat di lihat dari pemodelan sebelumnya yang telah di jelaskan tergolong hanya ada satu bisnis, sistem, tabel dan tampilan yang dihasilkan hanya merupakan subschema dari skema database secara

Database dalam Lingkungan Distribusi
Sebagian besar organisasi modern menggunakan pemrosesan terdistribusi dan jaringan untuk memproses transaksi mereka. Hal yang harus diperhatikan dalam perencanaan sistem terdistribusia dalah lokasi database organisasi. dalam mengatasi masalah ini, perencana memiliki dua pilihan dasar: database terpusat, atau mereka di distribusikan. Melalui pendekatan database terpusat, pengguna mengirim permintaan data melalui terminal kepusatsitus, yang memproses permintaan dan mengirimkan data kembalike pengguna. Sedangkan database terdistribusi dapat didistribusikan baik menggunakan teknik dipartisi atau direplikasi.

Pendekatan database dipartisi membagi database pusat menjadi segmen atau partisi yang distribusikan untuk pengguna utama mereka. Keuntungan dari pendekatan ini adalah: 
(1) Menyimpan data di situs lokal meningkatkan kontrol pengguna,
(2) memungkinkan akses lokal ke data dan mengurangi volume data yang harus ditransmisikan antara situasi, 
(3) meningkatkan waktu respon proses transaksi,
(4) database dipartisi dapat mengurangi potensi bencana.

Deadlock
Fenomena Deadlock dalam lingkungan terdistri busi adalah keadaan beberapa situs mengunci keluar satu sama lain, sehingga mencegah pengolahan dari setiap transaksinya. Hal ini menyebabkan kebuntuan yaitu kondisi permanen yang harus diselesaikan oleh perangkat lunak khusus yang menganalisis setiap kondisi deadlock untuk menentukan solusi terbaik.

Deadlock resolusi yaitu menyelesaikan kebuntuan dengan melibatkan, mengorbankan satu atau lebih transaksi. beberapa faktor yang mempengaruhi keputusan ini adalah sebagai berikut:
(1)Sumber daya saat ini diinvestasikan dalam transaksi.
(2) tahap transaksi ini merupakan suatu penyelesaian,
(3) jumlah kebuntuan terkait dengan transaksi. Sedangkan dalam beberapa organisasi, seluruh database direplikasi di setiap situs. Database direplikasi efektif dalam perusahaan di mana berbagi data memiliki tingkat yang tinggi tetapi tidak ada pengguna utama.

Replikasi Database
Pembenaran utama untuk database direplikasi adalah untuk mendukung permintaanhanya baca.Dengan data yang direplikasidi setiap situs, akses data untuk tujuan permintaan diminimalkan. Masalah muncul ketika situs lokal juga harus memperbarui database direplikasi dengan transaksi.

Database Konkurensi
Database konkurensi adalah adanya data yang lengkap dan akurat di semua situs terpencil. Sebuah metode yang umum digunakan untuk kontrol konkurensi adalah cerita bersambung transaksi. Ini melibatkan pelabelan setiap transaksi oleh dua kriteria:
(1)kelompok perangkat lunak transaksi khusus dimasukkan kedalam kelas untuk mengidentifikasi potensial konflik esensial,  
(2) label waktu setiap transaksi.

Distribusi Database dan Akuntan
Keputusan untuk mendistribusikan database adalah salah satu yang harus dimasukkan kedalam berpikir. Beberapa pertanyaan yang paling mendasar yang harus ditangani adalah:
Harus data organisasi terpusat atau di distribusikan?  Jika distribusi data yang diinginkan, harus database direplikasi atau dipartisi? Jika direplikasi, harus database secara total direplikasi atau sebagian direplikasi? Jika database yang akan dipartisi, bagaimana seharusnya segmen data yang dialokasikan di antarasitus? Pilihan yang terlibat dalam setiap pertanyaan ini mempengaruhi kemampuan organisasi untuk mempertahankan Database tegrity. Pelestarian jejak audit dan keakuratan catatan akuntansi merupakan perhatian utama.

Sumber: Accounting Information System_James A Hall